Privatlivspolitik, GDPR og videoovervågning

I forbindelse med din oprettelse som bruger hos Fredensborg Bibliotekerne samt din fremadrettede brug af Fredensborg Bibliotekernes selvbetjeningsløsninger, herunder selvbetjeningsautomater, hjemmeside, åbne biblioteker (dvs. benytte biblioteket udenfor betjent åbningstid) og bibliotekets APP ”Biblioteket”, skal vi jf. Databeskyttelsesforordningen informere dig om en række detaljer i vores håndtering af dine oplysninger og oplyse dig om dine rettigheder i den forbindelse.

Fredensborg Bibliotekerne er dataansvarlig for de personoplysninger om dig, som vi benytter i biblioteket. Formålet med behandlingen af personoplysninger er at tilbyde en række services iht. rammerne for Lov om biblioteksvirksomhed (Biblioteksloven).

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c) om behandling, der er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige og artikel 6, stk. 1, litra e) om behandling, der er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse.

Vi behandler personoplysninger om dig i kategorien:

• Personlig identifikation: cpr-nummer og lånerkortnummer
• Adresseoplysninger: navn, navn på eventuel værge, adresse, postnummer, by, land, telefonnummer, e-mailadresse.
• Administration af lån: tilhørsfilial, ferieperiode, interesseperiode, afhentningsfilial, lånte, reserverede og afleverede materialer, dine lister, herunder huskeliste, mellemværender med biblioteket og betaling af mellemværender, e-mails, sms’er og push-beskeder sendt til dig samt eventuel blokering af lån.

Det gør vi for at kunne administrere dine lån og give dig adgang til bibliotekets eRessourcer, sende dig information om aflevering og reserveringer, samt give dig adgang til at benytte biblioteket uden for betjent åbningstid.

Oplysningerne bliver også anvendt i Fredensborg Bibliotekernes videnskabelige og statistiske undersøgelser. Enhver offentliggørelse af resultat fra sådanne undersøgelser vil være fuldt anonymiseret.

Når du benytter Fredensborg Bibliotekernes hjemmeside, fredensborgbibliotekerne.dk, indsamler vi endvidere oplysninger om din IP-adresse, samt hvilke sider og funktioner på hjemmesiden, fredensborgbibliotekerne.dk, du har klikket på. Disse oplysninger anonymiseres og benyttes af biblioteket til statistiske undersøgelser.

Vi har fået navne og adresseoplysninger fra CPR-registret ud fra dit CPR-nummer. Har du navne- og adressebeskyttelse i CPR-registret, bliver dette respekteret i bibliotekets systemer.

Det er frivilligt om du vil oprette dig som bruger hos Fredensborg Bibliotekerne og benytte dig af bibliotekets tilbud, herunder benytte biblioteket udenfor betjent åbningstid, benytte bibliotekets hjemmeside fredensborgbibliotekerne.dk], samt låne materialer og benytte bibliotekets eRessourcer. Hvis du opretter dig som bruger på Fredensborg Bibliotekerne er det frivilligt, om du vil oplyse om dit telefonnummer og din email. Hvis du ikke ønsker at oplyse hverken din email eller dit telefonnummer vil biblioteket ikke være i stand til at kontakte dig i forbindelse med påmindelser om aflevering, afhentning af reserverede materialer, og slettede reserveringer. Eventuelle regninger vil dog blive sendt til din digitale postkasse.

Vi videregiver personoplysninger til andre offentlige myndigheder, herunder til andre biblioteker, når vi er berettigede eller forpligtede til det. Vi overdrager fx oplysninger til SKAT i forbindelse med inddrivelse af gebyrer og erstatning. Vi overlader endvidere personoplysninger til databehandlere, der på vores vegne behandler oplysningerne.

Oplysningerne i elektronisk form er fysisk opbevaret sikkert hos vores leverandører.

Oplysningerne bliver også behandlet hos vores leverandører.

De oplysninger vi har om dig, slettes automatisk, hvis du ikke har mellemværende eller været aktiv i tre år. Visse personoplysninger bliver automatisk slettet efter 30 dage. Det gælder oplysninger om afleverede materialer, betalte gebyrer, indholdet af beskeder sendt til dig og dine besøg på bibliotekerne uden for betjent åbningstid. Oplysninger om betalt erstatning bliver slettet efter ét år.

Hvis du ønsker at blive slettet som bruger på biblioteket før der er gået tre år, skal du henvende dig personligt på biblioteket.

Oplysninger om betaling af mellemværender, herunder mellemværender sendt til Gældsstyrelsen, vil i henhold til ”Budget- og regnskabssystem for kommuner”, Social- og Indenrigsministeriet, blive opbevaret i tre år fra udløbet af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører, jf. lov om forældelse af fordringer og arkivlovgivningens regler om bevaring og kassation.  De tre år regnes fra det tidspunkt, hvor kravet er indfriet eller på anden måde nedbragt til en saldo på kr. 0,00.
 

Oplysninger om “Lånehistorik og inspiration”

Som udgangspunkt sletter bibliotekerne altid automatisk dine lånedata efter 30 dage. Dine lånedata kan bruges til at give dig anbefalinger af materialer. Anbefalingerne udformes automatisk på baggrund af de materialer, du har lånt, lagt på huskeliste, reserveret og/eller kigget på tidligere.

Dine personoplysninger er beskyttet med en stærk kryptering, og det er ikke muligt for andre at få oplyst hvem anbefalingerne er dannet på baggrund af.

Der kan også dannes anbefalinger til dig på baggrund af materialer du har lånt, uden at anvende andre brugeres data.
 

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
 

Indsigtsret

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
 

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.

Ret til sletning

I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
 

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine oplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
 

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Den dataansvarlige er Fredensborg Bibliotekerne, Jernbanegade 3, 3480 Fredensborg, som kan kontaktes på telefon 72 56 22 00 eller bibliotekerne@fredensborg.dk Har du spørgsmål i forbindelse med Fredensborg Kommunes​​​​​ behandlinger af dine oplysninger, så kan du også kontakte Fredensborg Kommunes databeskyttelsesrådgiver på dpo@fredensborg.dk

Du skal slutteligt vide at det er muligt at klage til Datatilsynet over behandlingen af personoplysningerne.

Som bruger af biblioteket har vi behov for en række informationer fra dig. Kort sagt er de nødvendige for at holde styr på de materialer du låner, for at du kan bruge vores hjemmeside og selvbetjeningsautomater, samt for at vi kan kontakte dig i forbindelse med reserveringer eller aflevering af dine lån.

Det er bibliotekets administrative system, Cicero, der opbevarer oplysningerne om dig. Når du anvender hjemmeside eller selvbetjeningsautomater, kan du via login få adgang til at se og ændre en del af dine personlige informationer i Cicero. Fysisk opbevares informationerne på sikrede datacentre i Danmark, og adgangen hertil fra Cicero, hjemmeside og udlånsautomater foregår via krypterede linjer.

• Lånernummer - tilfældigt genereret nummer, Cicero benytter til at identificere dig.
• CPR-nummer - er frivilligt at oplyse. Kan bruges til at låne materialer.
• Fraværsperiode - en periode, hvor du ikke ønsker at få opfyldt reserveringer. Du kan selv angive perioden via hjemmesiden.
• Navn - dit navn, som det står på den officielle billedlegitimation (pas eller kørekort).
• Fødselsdato - bruges i forbindelse med udregning af gebyrstørrelser samt til at sikre, at du er gammel nok til at låne bestemte materialer.
• C/o navn og adresse - aktuel kontaktadresse.
• Telefon - her kan angives flere telefoner, både fastnet, mobil og mobil (notif). Det sidste bruges til at sende SMS om reserveringer og afleveringsfrist. Mobil (notif) kan ændres via hjemmeside. 
• E-mail og E-mail (notif) - E-mail (notif) bruges til at sende mail om reserveringer og afleveringsfrist. E-mail (notif) kan ændres via hjemmeside.
• Blokeret d. - dato for aktivering af blokering.
• Blokeringsårsag - Grunden til, at du ikke kan benytte biblioteket. Typisk grundet gebyrer eller at lånerkortet er stjålet.
• Lånergruppe - har betydning for, hvor længe du kan låne materialerne, samt om du modtager påmindelser eller gebyrer.
• Tilhørsfilial - er det sted, du vil hente reserverede materialer. Den kan ændres via hjemmeside.
• Kommunenr. - er din bopælskommune og anvendes til statistik samt til at verificere din adgang til nogle af bibliotekets nettjenester såsom eReolen og lignende.
• Sprog - har betydning for de beskeder, vi sender til dig. 
• Lånerid - her lister vi de forskellige kort, du kan bruge til at låne. F.eks. bibliotekets almindelige lånerkort eller dansk sundhedskort. PIN-koden er altid anonymiseret.
• Intern note - kan kun ses af personalet, og anvendes f.eks. i forbindelse med blokeringer, hvis et glemt lånerkort opbevares på biblioteket.
• Note til låner - udskrives på de "opgørelse af mellemværender", der sendes i forbindelse med manglende afleveringer af materialer.
• Udlån - dine aktuelle hjemlån. Din udlånshistorik slettes 30 dage efter aflevering eller betaling af mellemværende.
• Reserveringer - oversigt over dine reserveringer. Slettes når et reserveret materiale er udlånt til dig, eller selve reserveringen er slettet.
• Mellemværende - viser, hvis du mangler at betale gebyrer eller regninger. Slettes 30 dage efter mellemværendet er afviklet.
• Beskeder - er en oversigt over afsendte SMS og E-mails. Beskedens indhold slettes efter 30 dage, men oversigten over, at der har været sendt en besked bevares.

På Fredensborg Bibliotekerne er der opsat overvågningskameraer i publikumslokalerne samt ved ind- og udgange.

Der er to hovedformål med videoovervågningen. Dels skal det virke præventivt overfor uacceptabel adfærd og i forhold til kriminelle handlinger (f.eks. tyveri eller hærværk), dels skal det medvirke til opklaring af uroepisoder og kriminelle handlinger.

Udover disse to hovedformål, så er netop videoovervågning et krav, når vi etablerer et tilbud som for eksempel selvbetjente biblioteker, men også når vi vælger at slå dørerne op udenfor normal åbningstid, så vores borgere frit kan bevæge sig rundt i udlånsarealerne, uden at der er personale til stede.

Optagelserne fra videoovervågningen skal behandles fortroligt, og der er derfor i kommunen godkendt et sæt etiske regler omkring adgangen til brugen af optagelser fra videoovervågningen, samt hvem der har adgang til at gennemse overvågningsmaterialet.

Optagelser fra videoovervågningen slettes automatisk efter ca. 1 uge og optagelser, der er hentet ud af systemet til brug for en eventuel efterforskning, destrueres når efterforskningen er tilendebragt.